一 、提前了解会议酒店或宾馆的详细情况:
1）主管会议的经理必须全程操作下来，与宾馆签定详细的合同；
2）宾馆附近的情况直接影响会议旅游的报名，应采取有效的防范施；
3）宾馆的特价房、钟点房、散客房的挂牌价、前台价要了解清楚；
4）了解会场的具体情况，和专业设备的使用要先期试用，是多功能会场还是专业会场。

二、会议代表旅游报名的注意事项：
1）来咨询的代表尽量让他们及早报名，以便旅游的各项准备工作及时展开；
2）及时统计旅游报名人数，尽量凑到合理人数便于操作和降低成本；
3）旅游参考单上要标明出游当天的安排（叫早，早餐，集合地点，出发等时间）;
4）成团出游一定要安排好，服务好，让代表们感受到这是一次难忘的旅游。
5）这样代表们就会成为我们的直接客户，而会务组也会得到好反馈的，以后的合作会更加愉快，可想而知会后旅游的重要性。

三、会议当天注意事项：
1）用早餐前，提醒服务员一定要凭会议代表的餐卷才能进餐厅；
2）会议负责人应提前抵达餐厅，仔细检查安排的用餐标准是否与合同相符，有情况及时协调；
3）会议举办前1小时，应当和会务组、酒店负责人一起到会议室检查会议设施，摆放，音响，投影仪等，如发现问题及时解决；
4）会议当天上午很重要，要派人盯一下会场，佩带代表证的才让进会场。

四、会议代表入住宾馆： 
1）要求宾馆应做详细登记 ，我们也要做登记，每天核对一下人数。便于最后结算； 
2）会后有续住的应由正确统计人数并收取费用来代订宾馆。

五、会议发票：
1）代会务组开给会议代表的发票，因张数很多可采取分段开，也可安排同一时间开； 
2）应注意的是，要凭会务组开出的收据才给开发票。这样便于做帐；
3）会议代表一般都会要求多开住宿发票，按10％税金进行补收。