企业很难自身去做年会策划，不管它有多么强大的企宣团队，策划是一个系统的过程，需要很强的专业性，任何一个细节的疏忽，都会导致年会的效果大打折扣，甚至彻底失败，所以请一个专业的年会策划团队相当必要。 

　　目的、愿景和使命的表达 

　　每次活动的目的和愿景是需要在一开始就表达出来的。而每一活动的目的和愿景又需要表达出各利益相关者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于，要为整个活动的运营提供明确的方向和注意的焦点。 

　　愿景和使命可以分别表达，也可以放在一起表达。两者都具有简短、精确和励志的特点。愿景通常用来表达一项活动所要追求的长期成就和影响，而使命则更多的是表达活动运营组织为自己所设定的重要任务。 

　　目标和任务 

　　按照管理学理论，我们对活动的目的和使命进行了梳理。 

　　一旦活动的使命被确定下来，活动项目负责人就要开始建立活动的目标和任务。目标是为活动的组织者提供总体的行动方向，而任务则是把活动的目标量化。在任务的表述中需要引进一些指标来作为参数，一方面明确任务的量，另一方面也是为活动运营效果的评估提供依据。目标和任务经常被混用，但这的确是两个不同的概念。有一个SMART的标准来规范活动任务的制定，示例如下： 

　　· 专门的(Specific)――专注于实现活动的目标。 

　　· 可测算的(Measurable)――用量化的方式表达。 

　　· 共识的(Agreeable)――要取得所有责任人的共识。 

　　· 现实的(Realistic)――要确保有足够的人力、财力、和其它物质资源来实现。 

　　· 按时完成(Time specific)。

创意的构想 

　　经过头脑风暴以后，创意策划团队对本次活动所要传递的核心价值已经形成了概念，并对其表现形式经过了可行性的论证后所形成构想。 

　　运行计划 

　　运行计划是完成活动的目标和任务的各项工作的核心，同时也是对活动战略的执行依据。运行计划通常包括的方面是：预算、市场营销计划、行政管理计划、舞台计划、调研和评估计划、风险控制计划、赞助计划、环境废物管理计划、节目内容计划、交通计划、现场销售计划以及人员计划。每一个单项的运行计划应包括： 

　　· 目标和任务。 

　　· 行动计划和时间安排。 

　　· 责任人及其相关的任务。 

　　· 监控系统，包括预算。 

　　· 资源的分配(如：财务、人力、和支持的设备和服务。